Cómo organizar tu documentación antes de acudir a un abogado en Gijón

Una de las perplejidades más frecuentes que asaltan a quien se dispone a franquear por primera vez la puerta de un despacho de abogados en Gijón es, en apariencia, de índole menor, aunque no por ello carece de importancia: ¿qué documentos conviene llevar consigo? Hay quien comparece provisto de una abigarrada montaña de papeles, acumulados sin concierto ni cronología; y hay, por el contrario, quien acude casi con las manos vacías, no por negligencia, sino por ignorar qué documento puede encerrar relevancia jurídica y cuál no pasa de ser accidental hojarasca. Preparar adecuadamente la documentación no sustituye —ni podría sustituir— el juicio profesional del letrado. Sí permite, empero, que aquella primera conversación resulte más clara, ordenada y fructífera; porque en Derecho, donde una fecha aparentemente insignificante puede decidir un plazo y una cláusula inadvertida mudar la suerte de una controversia, el documento que hoy parece trivial puede ser mañana la pieza sobre la que gire el litigio entero. La primera cautela consiste en identificar, siquiera aproximadamente, la naturaleza del asunto que se pretende consultar: civil, penal, administrativo o mercantil. Un profesional que ejerza habitualmente en estos ámbitos, podrá determinar después qué documentación posee verdadera utilidad jurídica y cuál resulta accesoria. En los asuntos civiles —conflictos relativos a viviendas, arrendamientos, herencias, reclamaciones de cantidad, incumplimientos contractuales o controversias derivadas de servicios contratados— acostumbran a revestir particular importancia los contratos, recibos, facturas, justificantes bancarios, comunicaciones mantenidas con la contraparte y cualesquiera escritos que se hubieran presentado anteriormente. En materia penal, la documentación adquiere perfiles distintos: citaciones, denuncias, diligencias policiales de las que se disponga, resoluciones y notificaciones judiciales y, cuando la naturaleza de los hechos así lo aconseje, informes médicos, partes de lesiones y demás documentos relacionados con lo sucedido. Si el asunto pertenece al Derecho administrativo, convendrá reunir las resoluciones dictadas por la Administración, las notificaciones recibidas, los recursos o alegaciones anteriormente formulados y, en general, cuantos documentos permitan reconstruir el itinerario seguido por el expediente. Y, en el ámbito mercantil, será frecuente que hayan de examinarse contratos celebrados con clientes o proveedores, documentación societaria, facturas, justificantes de operaciones y aquellas comunicaciones comerciales que permitan conocer no solamente qué ocurrió, sino también qué obligaciones asumió cada una de las partes. El orden cronológico: poner tiempo donde antes había papeles Hay una recomendación tan sencilla como provechosa: ordenar la documentación por fechas. Contratos, cartas, correos electrónicos, facturas, recibos, justificantes de pago y notificaciones adquieren una elocuencia muy distinta cuando dejan de comparecer como piezas aisladas y pasan a formar parte de una secuencia. El orden cronológico permite reconstruir la pequeña historia del conflicto: qué sucedió primero, quién respondió después, cuándo nació una obligación, en qué momento pudo producirse un incumplimiento y desde qué fecha comenzó eventualmente a correr un plazo. No pocas controversias, en efecto, se comprenden mejor contemplando su sucesión temporal que leyendo aisladamente decenas de documentos. Tratándose de correos electrónicos o conversaciones extensas, tampoco suele resultar provechoso imprimir indiscriminadamente centenares de páginas. La abundancia no siempre es hermana de la claridad . Conviene seleccionar, en la medida de lo posible, aquellas comunicaciones que verdaderamente documenten hechos, acuerdos, requerimientos, negativas, reconocimientos o circunstancias relevantes, sin perjuicio de conservar íntegramente los archivos originales por si después fuese necesario examinarlos. Originales y copias: conservar antes que lamentar Otra prudencia elemental consiste en distinguir cuidadosamente los documentos originales de sus copias. Siempre que resulte posible, puede ser conveniente acudir a la consulta con copias susceptibles de ser examinadas o conservadas por el profesional, manteniendo entretanto los originales debidamente custodiados. En procedimientos judiciales y administrativos puede resultar necesario aportar documentación en diferentes momentos, por lo que conservarla íntegra y en buen estado constituye una precaución nada desdeñable. Conviene, además, evitar tachaduras, anotaciones o subrayados sobre los propios originales. Para observaciones, apostillas y recordatorios siempre habrá tiempo y papel aparte; el documento original, en cambio, es prudente preservarlo tal como nació. Notificaciones: papeles que llevan un reloj dentro Particular atención merecen las comunicaciones procedentes de Juzgados, Administraciones Públicas, empresas o particulares cuando hayan sido remitidas por medios que permitan acreditar su recepción. Una carta certificada, un burofax, una notificación administrativa electrónica, una comunicación judicial o un correo con constancia de recepción no son meros papeles: con frecuencia llevan un plazo escondido entre sus líneas. La fecha en que una resolución fue notificada puede determinar hasta cuándo cabe recurrirla; un requerimiento puede exigir contestación dentro de determinado término; y una comunicación aparentemente anodina puede adquirir después singular importancia para demostrar que alguien reclamó, respondió, consintió o se opuso en un momento concreto. Por ello, resulta aconsejable llevar a la consulta no solamente el contenido de la notificación, sino también, cuando se disponga de ellos, el sobre, justificante, acuse de recibo o documento que permita determinar cómo y cuándo fue recibida. Será después el abogado quien examine jurídicamente el cómputo del plazo y determine si procede recurrir, contestar, negociar, requerir a la contraparte o, sencillamente, conservar aquella comunicación como prueba para una actuación posterior. Cuando quien consulta es una empresa Si quien solicita asesoramiento es una sociedad o empresario, la documentación habrá de ir acompañada de algo que ningún archivo puede proporcionar por sí solo: una explicación inteligible acerca de cómo funciona realmente la actividad. No es preciso que la persona que acuda al despacho domine la legislación aplicable —para eso precisamente solicita asesoramiento—, pero sí resulta conveniente que pueda explicar quién celebra o firma habitualmente los contratos, cómo se adoptan determinadas decisiones, quién mantiene las relaciones con clientes y proveedores y dónde se conserva la documentación relevante. Un contrato mercantil rara vez vive aislado. A su alrededor suelen existir facturas, pedidos, comunicaciones, pagos, incidencias y decisiones empresariales. Conocer ese contexto permite al profesional comprender mejor la génesis de la controversia y estudiar con mayor fundamento las alternativas jurídicas disponibles. Cuando no existe documento: testigos, conversaciones y acuerdos verbales La vida cotidiana posee la incómoda costumbre de no documentarse a sí misma. Muchas relaciones jurídicas nacen entre conversaciones, promesas, apretones de manos y acuerdos verbales que nadie pensó necesario consignar por escrito mientras reinaba la concordia. Cuando sobreviene el desacuerdo, comienza entonces la ardua tarea de acreditar aquello que todos recordaban cuando nadie discutía. En semejantes supuestos puede ser útil acudir a la consulta con una relación sencilla de fechas aproximadas, personas presentes, conversaciones mantenidas y posibles testigos. Si, por ejemplo, la controversia procede de unas obras realizadas en una vivienda, acaso interese saber quién presenció determinados trabajos, cuándo comenzaron, qué se convino acerca del precio, qué plazo se anunció para su terminación o quién estuvo presente cuando se formularon determinadas quejas. Nada de ello convierte automáticamente una afirmación en prueba. Pero proporciona al letrado el mapa inicial sobre el que comenzar a indagar. Distinguir los hechos de nuestra interpretación de los hechos Existe, finalmente, una distinción particularmente saludable antes de acudir a cualquier consulta jurídica: separar aquello que podemos acreditar de aquello que pensamos acerca de lo sucedido. Un contrato, una factura, una certificación, un informe técnico, un parte médico o una resolución administrativa poseen un contenido objetivo susceptible de examen. Un resumen redactado por la persona afectada, sus impresiones o la interpretación que realiza de determinadas conversaciones cumplen una función distinta: ayudan a comprender el conflicto desde su perspectiva, pero no poseen necesariamente el mismo valor acreditativo. Ambas cosas son útiles, pero conviene no confundirlas. Una buena fórmula consiste en preparar, junto con los documentos, una breve cronología de los acontecimientos principales. El abogado podrá así confrontar el relato con la documentación y advertir qué extremos aparecen acreditados, cuáles necesitan prueba adicional y cuáles requieren todavía alguna explicación. Particular cautela con los procedimientos administrativos En sanciones, licencias, expedientes administrativos, reclamaciones frente a organismos públicos y demás controversias con la Administración, el tiempo posee una importancia singular. Antes de acudir a la consulta conviene, por ello, localizar todas las resoluciones y notificaciones recibidas y conservar constancia de las fechas en que fueron practicadas. No corresponde al ciudadano efectuar por sí mismo el cálculo jurídico definitivo de los plazos; pero sí resulta enormemente útil que el profesional disponga desde el principio de los elementos necesarios para realizarlo. Una notificación olvidada en un cajón puede encerrar un término para recurrir que continúa corriendo. De ahí que, ante la duda, resulte preferible mostrar el documento al abogado cuanto antes y permitir que sea éste quien determine su trascendencia. Una carpeta ordenada no gana un pleito, pero ayuda a comprenderlo Conviene, en suma, no atribuir a la preparación documental virtudes taumatúrgicas. Una carpeta perfectamente ordenada no sustituye el análisis jurídico, como tampoco una montaña de documentos convierte por sí sola una pretensión en fundada. La selección de los hechos jurídicamente relevantes, la valoración de la prueba, la interpretación de contratos y resoluciones, el examen de los plazos y, sobre todo, la elección de la estrategia corresponden al profesional del Derecho. Un letrado, asesor y consultor con formación y práctica en Derecho civil, penal, administrativo y mercantil, como el abogado José Luis Fernández, podrá examinar la documentación y determinar qué posee verdadera significación para el asunto, qué debe conservarse, qué documentación adicional convendría obtener y cuáles son las alternativas jurídicas susceptibles de estudio. Por eso, cuando al preparar la carpeta sobrevenga la duda acerca de si determinado documento merece o no ser llevado a la consulta, acaso la regla más prudente sea también la más antigua: mejor mostrar al letrado aquello que finalmente resulte innecesario que dejar en casa aquello que después resulte decisivo. Ordenar previamente la documentación ahorra tiempo, permite reconstruir con mayor fidelidad lo sucedido y disipa parte de esa incertidumbre que inevitablemente acompaña a quien acude por primera vez a un despacho. Así, la consulta puede comenzar donde verdaderamente importa: no en el desorden de los papeles, sino en la comprensión jurídica del problema y en la determinación de los pasos que, a la vista de las circunstancias, convenga seguir.